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Les réunions de copropriété par Zoom ou Skype : la nouvelle tendance ?

21 avril 2021

Comme les copropriétaires ne peuvent pas se réunir physiquement pour leur assemblée générale en raison des mesures de lutte contre le coronavirus, le syndic peut convoquer une assemblée numérique. L’alternative ? Reporter la réunion ou l’organiser par écrit.

En 2020 déjà, de nombreuses assemblées générales de copropriétaires (AG) n’ont pu avoir lieu en raison des mesures de lutte contre le coronavirus. Le même scénario risque de se reproduire en 2021.

Le syndic peut en effet décider de reporter à 2022 toutes les assemblées générales annuelles (AG) qui auraient dû normalement avoir lieu entre le 1/10/2020 et le 30/6/2021, au délai normal de quinze jours prévus par le règlement intérieur de l'immeuble. Dans ce cas, son mandat, ainsi que celui du syndic et du commissaire aux comptes, sera automatiquement prolongé.

Les copropriétaires qui ne souhaitent pas ce report d’AG d’une année supplémentaire ont toutefois le droit d’en convoquer une s’ils détiennent au moins un cinquième des parties communes. Pour ce faire, ils doivent envoyer une lettre recommandée au syndic.

Le report d’une AG ne peut pas non plus se faire si quelque chose d’urgent doit être décidé, tel que de gros travaux ne pouvant attendre ou lorsque les copropriétaires veulent congédier le syndic.

Si les réunions présentielles ne sont toujours pas autorisées en raison des mesures corona, il existe deux possibilités :

  • Une réunion à distance virtuelle via Zoom, Skype, Teams, etc. Un cadre juridique a été créé à cette fin.
  • Une « réunion » par écrit. La procédure est désormais plus souple.

Une réunion numérique/virtuelle est possible si le nombre de copropriétaires n’est pas trop important, mais pour les entités plus grandes, une réunion par écrit peut apporter une solution.

La réunion à distance virtuelle

Cette possibilité a été ajoutée au Code civil fin décembre 2020. Elle vaudra donc toujours après la pandémie de coronavirus.

Le syndic doit signaler via quelle plateforme la réunion sera organisée, par exemple via Zoom, Teams ou Skype et expliquer comment vous pouvez y participer. Si vous ne pouvez pas participer à ce type de réunion virtuelle, vous pouvez donner une procuration ou voir si vous ne pouvez pas malgré tout y assister physiquement en tenant compte des mesures corona. 

La réunion par écrit

Si une réunion physique ou à distance est impossible, il est également possible d’organiser un vote par écrit. Cette procédure existe déjà, même si elle n’était que très rarement utilisée, car elle exige l’accord de tous les copropriétaires pour qu’une décision soit prise. Fin décembre 2020, cette procédure a été assouplie jusqu’au 30 juin 2021.

  • Il suffit que la moitié des copropriétaires représentant au moins la moitié des parts des parties communes participe au vote.
  • La majorité requise pour approuver une décision est la même que pour une réunion physique. Les règles varient en fonction de l’ordre du jour. Par exemple, s’il est question de travaux importants aux parties communes, deux tiers des parties doivent avoir accepté.

En tant que copropriétaire, vous recevrez une lettre du syndic comportant un certain nombre de questions auxquelles vous devez répondre par « oui » ou par « non ». Par exemple : « Donnez-vous le quitus (décharge) au syndic pour son travail pour l’exercice écoulé ? » et « Approuvez-vous les comptes de l’exercice écoulé ? ».
Vous disposez alors d’un délai de trois semaines à compter de la date d’envoi de la lettre pour transmettre votre réponse par voie postale ou électronique. En cas de nécessité d’une décision d’urgence, ce délai n’est que de huit jours. 

L’inconvénient de la procédure écrite est qu’il n’y a aucun débat et que le syndic peut en abuser pour éviter les questions gênantes. 

Des questions ?

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