Décès d'un proche : Guide complet des formalités à remplir

Vous venez de perdre un être cher. Malgré la tristesse qui vous envahit, vous devez prendre les choses en main, car de nombreuses questions pratiques doivent être réglées assez rapidement. Démarches et autres formalités administratives vous attendent, et elles doivent être abordées avec attention : elles peuvent ainsi vous éviter bien des ennuis matériels et financiers.

Ce dossier va vous permettre de constituer une "check-list" reprenant les étapes importantes et formalités à remplir après le décès d’un de vos proches.

1. Qui devez-vous prévenir ?

Du médecin, aux pompes funèbres, en passant par la banque ou encore les compagnies d'assurance, plusieurs personnes et institutions doivent être informées du décès. Dans cette première phase, l’acte de décès, délivré par l’administration communale, occupe une place centrale : c’est le document dont il faut posséder plusieurs copies, car il vous permet de régler un grand nombre de formalités obligatoires. Nous vous détaillons, par ordre de priorité, l'ensemble des personnes et organismes à prévenir après un décès.

2. Que deviennent les comptes bancaires et les avoirs financiers du défunt ?

La banque du défunt joue un rôle important dans la protection des biens des héritiers. En effet, dès qu’elle est informée du décès, elle bloque dans un premier temps la totalité des comptes et des coffres de la personne décédée. Le déblocage et la distribution aux héritiers intervient plus tard, lorsque les documents nécessaires sont rassemblés.

3. Devriez-vous accepter ou refuser l'héritage ?

Lors d'une succession, accepter l'héritage n'est pas obligatoire. En réalité, trois choix s'offrent à vous : en plus de l'acceptation ou du refus pur et simple, une solution intermédiaire existe. Soyez très attentif et vérifiez que l’héritage ne recèle pas davantage de dettes que d’actifs, auquel cas vous feriez mieux de le refuser.

4. Vous avez accepté la succession : comment déclarer la succession ?

La déclaration de succession constitue une étape à ne pas prendre à la légère. Elle permet au fisc de prélever la part qui lui revient. Dans la pratique, elle est très souvent rédigée à l’aide d’un notaire. Ce n’est pas une obligation, mais nous le conseillons dans le cas de succession complexe ou de mésentente entre les héritiers. Nous vous dévoilons les différentes étapes pour effectuer cette déclaration.

Des outils disponibles pour vous aider en cas de décès dans votre entourage

Les formalités à remplir et les démarches à effectuer après le décès d’un proche peuvent provoquer des tourments bien malvenus alors que le deuil commence. Pour faire face le plus sereinement possible, éviter les ennuis et ne rien oublier, suivez nos conseils. 

Découvrez notre guide pratique

Et pour en savoir plus, commandez notre guide gratuit Décès et héritage, de A à Z. Ce guide pratique (166 pages) vous aide à surmonter les difficultés administratives, financières et matérielles après la perte d’un être cher. Bien utile aussi pour calculer les droits de succession.

Vérifiez sur vous êtes l'un des héritiers

Vous trouverez également sur notre site un module grâce auquel vous pourrez vérifier si vous serez l'un des héritiers si le défunt n'a pas fait de testament et si les règles de la dévolution légale sont applicables. Nous donnons également un aperçu du taux qui sera appliqué pour les droits de succession, selon la Région où le défunt a eu son domicile fiscal le plus longtemps au cours des cinq dernières années. 

Pour calculer les droits de succession en fonction de votre situation, vous pouvez vous référer au simulateur héritage de Wikifin.

Voici, dans l’ordre, les personnes, entreprises et administrations que vous devez avertir du décès ou auprès desquelles vous devez remplir certaines formalités.

Le médecin

Première chose : établir le décès. C’est le médecin de famille, de garde ou encore le secrétariat de l’hôpital (si la mort y a eu lieu) qui remplit le certificat de décès.

L'administration communale

Vous devez ensuite, sans perdre de temps, déclarer le décès. Où ? Au service de l’Etat civil de la commune où la personne est décédée ; donc pas nécessairement où elle résidait. Outre le certificat de décès que le médecin a rédigé, vous devez apporter la carte d’identité et l’éventuel carnet de mariage.

Dans la pratique, cette formalité est souvent effectuée par l’entreprise de pompes funèbres ou l’hôpital. La commune dresse un acte de décès et vous en fournit plusieurs copies. Assurez-vous que vous en recevez suffisamment, car il s’avère indispensable dans nombre de formalités administratives ultérieures. Si le décès s’est produit à l’étranger, vous devez vous tourner vers le consulat belge du pays concerné.

Les pompes funèbres

L’entrepreneur des pompes funèbres se charge de l’organisation des funérailles (inhumation ou incinération), qui doivent avoir lieu au plus tôt 24h et au plus tard 3 jours après la déclaration de décès. Le bourgmestre peut néanmoins prolonger ce délai.

Le notaire

Dans la plupart des cas, il est nécessaire de désigner un notaire pour régler l’héritage. Apportez-lui l’éventuel testament du défunt. Sinon, le notaire vérifie s’il y en a éventuellement un qui est enregistré au Registre central des testaments.

Le notaire détermine ensuite l’ordre de la succession. Il informe les héritiers sur les conséquences de l’acceptation ou du refus de l’héritage, et répartit les biens du défunt en fonction des droits et souhaits de chacun. Enfin, il épaule les héritiers dans la préparation de la déclaration de succession à transmettre au fisc.

Très important : le notaire établit aussi un certificat d’hérédité, indiquant les noms des héritiers. Ce document est la preuve officielle de la qualité d’héritier. Il permet le déblocage des avoirs bancaires et le partage de l’héritage.

La banque

Vous devez rapidement prendre contact avec la (ou les) banque(s) du défunt. Si vous ne la (les) connaissez pas, vous pouvez introduire une demande à Febelfin via le système Bankresearch. La demande peut se faire par courriel (bankresearch@febelfin.be) ou par courrier (Bankresearch, Boulevard du Roi Albert II 19, 1210 Bruxelles). Vous pouvez aussi demander à un avocat ou à un notaire de faire la recherche.

L'employeur

Si le défunt travaillait encore, il faut informer son employeur. En retour, ce dernier vous renseigne sur l’existence ou non d’une assurance groupe liée au décès, et des modalités prévues par celle-ci (montants, bénéficiaires…). Si le défunt était sans emploi ou allocataire social, prévenez sa caisse de paiement du chômage ou le CPAS.

Le service fédéral des Pensions

Dans le cas du décès du conjoint qui pouvait prétendre à une pension de retraite ou qui en bénéficiait déjà, l’époux survivant peut, sous certaines conditions, recevoir une pension de survie. La commune vous aidera à introduire une demande. Vous pouvez aussi prendre directement contact avec le Service fédéral des Pensions.

La sécurité sociale

Si le défunt avait encore des enfants à charge, c’est la commune qui prévient la Caisse d’allocations familiales et effectue les démarches nécessaires. Si le défunt était indépendant, vous devez vous adresser directement à sa caisse d’assurances sociales.

Plus d’infos sur les sites :  Sécurité sociale,  Sécurité sociale Travailleurs indépendants et Agence fédérale pour les Allocations familiales.

Le propriétaire/locataire de l’habitation

Si le défunt était propriétaire, le bail ne prend pas fin automatiquement à son décès. Ses héritiers sont donc tenus de poursuivre le bail en cours. Ils peuvent y mettre fin de la même façon que le propriétaire défunt le pouvait, par exemple pour aller y habiter soi-même.

Si le défunt était locataire, voici les possibilités par Région :

En Wallonie, le bail est résilié de plein droit trois mois après le décès du preneur, sans préavis et sans indemnité. Tout locataire domicilié dans les lieux loués depuis plus de six mois à la date du décès du locataire disposera d'un délai d'un mois prenant cours à dater du décès pour notifier au propriétaire sa volonté de reprendre le bail. Le bailleur dispose d’un délai d’un mois pour accepter ou refuser cette décision.

En Région bruxelloise si le logement est inoccupé par les membres du ménage après le décès et si le loyer et/ou les charges demeurent impayés pendant une durée de deux mois prenant cours au décès, le bailleur peut considérer le bail comme résilié sans préavis ou indemnité. 

En Flandre, pour les baux conclus après le 1/1/2019 le bail prend fin automatiquement à la fin du deuxième mois après le décès sauf si les héritiers déclarent vouloir continuer le bail. Si le bail prend fin, les héritiers paient le loyer, plus un mois de loyer.  Pour les baux conclus avant cette date, les droits et devoirs du défunt sont transférés aux héritiers. Vous devez donc informer le propriétaire du décès. Si vous voulez mettre fin à la location, vous devez respecter les modalités prévues dans le contrat.

Les compagnies d'assurances

N’oubliez pas de reprendre ou de résilier tous les contrats d’assurance en cours : auto, habitation, maladie, assistance, solde restant dû, revenus garantis, vie, épargne pension... et les assurances conclues dans un cadre professionnel si le défunt était indépendant.

Les prestataires de services

Les contrats et abonnements en cours doivent aussi être repris ou clôturés : téléphone, gaz, électricité, eau, TV, internet...

Le DIV

Si le défunt possédait un véhicule, vous devez transmettre les numéros d’immatriculation et d’inscription au service des immatriculations des véhicules (DIV). Si vous souhaitez utiliser le véhicule, prenez contact avec la société qui assure le véhicule pour signaler le changement et organiser le transfert de l’inscription.

Dès qu’elle est informée du décès de son client, la banque bloque la totalité des avoirs (compte courant, compte d’épargne, compte-titres, coffre,… ) au nom du défunt, de son conjoint, ainsi que tous les comptes et coffres qu’il détenait en commun avec son conjoint ou des personnes tierces.

Pourquoi la banque bloque-t-elle tous les avoirs ?

Tout d’abord pour protéger les biens des héritiers. Tant que le certificat d’hérédité n’a pas été établi, la banque ne peut pas déterminer si les avoirs qui lui ont été confiés font oui ou non partie de la succession. Un exemple : si le défunt était marié sous le régime de la communauté des biens, l’argent sur le compte commun fait pour moitié partie de la succession. En fait, la banque doit impérativement connaître la dévolution successorale, qui, en gros, définit les parts qui reviennent à chaque héritier.

Parallèlement, la banque est obligée d’informer le fisc sur l’existence des comptes, en communiquant leurs numéros et leurs soldes la veille au soir du décès. Cette liste fiscale (aussi appelée liste 201) est transmise au bureau de l’enregistrement. De leur côté, les compagnies d’assurances belges doivent soumettre à l’Administration de l’enregistrement une liste de tous les contrats d’assurance-vie ouverts au moment du décès.

Comment se déroule l'ouverture d'un coffre-fort ?

Si le défunt avait un coffre-fort à son nom, les héritiers sont invités à l’ouverture et à l’inventaire du contenu. Un employé de l’Administration de l’enregistrement est également invité. Le rendez-vous doit être fixé au moins une dizaine de jours à l’avance. Que faire si vous ne connaissez pas le code ou que vous ne retrouvez pas la clef ? La banque fait appel à un serrurier, mais le coffre est aussitôt refermé, dans l’attente de l’inventaire officiel.

Jusqu'à 5 000 € disponibles immédiatement

Pour les proches parents, le blocage des avoirs bancaires peut être mal vécu. En effet, le conjoint survivant peut par exemple se retrouver dans une situation financière délicate, ne pouvant plus retirer de l’argent, alors qu’il n’est plus dans les habitudes de conserver de grosses sommes en liquide chez soi. Pour éviter cela, le législateur a prévu une sorte de ballon d’oxygène disponible directement, dans l’attente de l’acte d’hérédité.

En cas de décès de son partenaire, le conjoint (ou le cohabitant légal) survivant dispose d’un montant maximum de 5000 € ou de la moitié des sommes disponibles sur les comptes bancaires du défunt pour faire face aux dépenses urgentes à supporter après le décès (funérailles, loyer, charges…). Exemple : si le défunt avait 5000 € à la banque X et 15000 € à la banque Y, le conjoint survivant ne peut retirer au total que 5000 € maximum. S’il avait seulement 5000 € à la banque X et rien ailleurs, le retrait peut atteindre 2500 € maximum. Les sommes retirées sont considérées comme une avance sur l’héritage. Si les retraits dépassent la part d’héritage du conjoint, les autres héritiers disposent d’un droit de recours pour exiger le remboursement des montants prélevés.

Il est très important de respecter ces plafonds, car les pénalités financières peuvent être (très) lourdes. Si le conjoint survivant retire plus de 5 000 €, il doit payer le surplus aux autres héritiers et perd tous ses droits sur le montant excédentaire prélevé. En outre, si vous ne respectez pas les plafonds, vous perdez la possibilité de refuser l’héritage. En effet, on considère d’office que vous l’acceptez. Si le défunt avait plus de dettes que d’actifs, les créanciers peuvent alors se retourner contre vous pour exiger le remboursement.

Quels documents pour débloquer les avoirs?

Quels sont les documents nécessaires pour débloquer définitivement les avoirs bancaires et les assurances-vie ? Soit une attestation de dévolution établie (gratuitement) par le Bureau de sécurité juridique (anciennement "bureau d’enregistrement"), soit un certificat d’hérédité dressé par un notaire. Ce document identifie dans le détail le défunt et ses héritiers, en précisant notamment leurs liens de parenté. Vous pouvez en principe choisir entre ces deux possibilités. Dans certains cas cependant, seul un acte d’hérédité accepté, par exemple en cas de testament, de contrat de mariage, si un héritier est mineur.

Le coût d’un acte d’hérédité notarié comprend les droits d’enregistrement (50 €) et d’écriture (7,5 €), en plus des honoraires et frais d’acte du notaire. Une petite enquête nous apprend que cette formalité peut vite coûter entre 250 et 500 €.

Lorsque la banque possède tous les éléments en mains, elle prend alors contact avec les héritiers pour organiser la liquidation des avoirs. Elle les invite ensuite à signer tous les documents nécessaires. L’accord de tous les héritiers est indispensable pour le transfert des avoirs du défunt. Si vous héritez et que vous ne pouvez pas vous déplacer à la banque, vous pouvez mandater quelqu’un pour signer à votre place.

1. Accepter

Une acceptation pure et simple implique que vous héritez des actifs, mais aussi du passif éventuel, c’est-à-dire des dettes. Mieux vaut donc vous assurer d’abord que les premiers sont supérieurs aux seconds. Dans le cas contraire, les créanciers peuvent se tourner vers vous et il vous faudra rembourser les dettes en puisant dans votre propre patrimoine.

L’acceptation peut se faire par écrit, mais elle peut aussi être tacite, par différentes actions qui laissent supposer que vous acceptez la succession. C’est le cas par exemple si vous mettez en location un logement qui fait partie de l’héritage.

2. Refuser

Si les dettes du défunt dépassent ses actifs, vous pouvez refuser l’héritage. Comment ? En déposant une déclaration chez le notaire. Si vous refusez, vous êtes considéré comme n’ayant jamais été héritier.

Le notaire ne vous comptera pas de frais tant que l’héritage est inférieur à 5 219 €.

N’oubliez pas que vos enfants doivent refuser aussi. Votre part revient alors aux autres héritiers. Petite nuance : il est encore possible d’être l’éventuel bénéficiaire de contrats d’assurance-vie.

3. Accepter sous bénéfice d’inventaire

Accepter sous bénéfice d’inventaire auprès du notaire constitue une forme intermédiaire entre l’acceptation et le refus. C’est une troisième possibilité. Préférez cette solution si vous craignez que les actifs de l’héritage puissent s’avérer insuffisants pour compenser les dettes (connues ou supposées).

Vous acceptez alors l’héritage, mais votre patrimoine propre ne pourra jamais être entamé. Le notaire réalise d’abord un inventaire pour que vous puissiez voir où vous en êtes. Les dettes éventuelles doivent être réglées exclusivement par le biais de la succession et votre patrimoine personnel ne peut pas être touché. Cette formule peut cependant se révéler coûteuse et elle implique beaucoup de tracas.

Si vous décidez d’accepter la succession, vous êtes obligé de remettre une déclaration de succession, sur laquelle le fisc prélèvera des droits de succession. Depuis 2015, la Flandre ne parle plus de droits de succession mais de erfbelasting (impôt sur la succession).

Dans quel délai faut-il disposer de la déclaration de succession ?

Les héritiers légaux sont tenus de déposer la déclaration de succession. Dans quel délai?  Quatre mois si la personne est décédée en Belgique, cinq mois si c’est dans un autre pays d’Europe, et six mois hors de l'Europe. Les héritiers encourent le risque d'une amende s'ils rentrent la déclaration en retard.

Beaucoup d’héritiers s’adressent à un notaire afin d’établir cette déclaration, mais vous pouvez tout à fait la rédiger vous-même. Vous pouvez télécharger gratuitement un formulaire ad hoc : pour Bruxelles et la Wallonie, vous le trouverez sur le site de MyMinfin et, pour la Flandre, sur le portail fiscal de la Région. Naturellement, exécuter ces tâches soi-même n’a rien d’une partie de plaisir, en particulier dans le cas d’une succession complexe ou d’une mésentente entre les héritiers par exemple. Rien n’interdit en effet à chaque héritier de déposer seul sa déclaration. Dans ces cas-là, les conseils d’un notaire s’avèrent précieux.

Que faut-il inclure dans la déclaration du patrimoine ?

Si le défunt habitait en Belgique, vous devez déclarer la totalité de son patrimoine : le passif (dettes et charges de l’héritage) comme les actifs : meubles, bijoux, véhicules, titres, comptes bancaires, assurances-vie... ainsi que les propriétés immobilières en Belgique comme à l’étranger. Vous devez aussi préciser si le défunt avait effectué des donations dans les 3 années avant son décès, et si oui ou non des droits avaient été perçus à cette occasion.

Il faut établir une description et une estimation précises de chaque objet. Pour le mobilier, n’oubliez pas d’indiquer, le cas échéant, s’ils font l’objet d’une assurance contre le vol et l’incendie. Mentionnez le nom de la compagnie, la date et le numéro de la police et la valeur assurée. Pour chacun des biens immobiliers entrant dans la succession, renseignez les données cadastrales: numéros de division, section et parcelle.

Qui fixe la valeur des biens ?

Ce sont les héritiers qui doivent estimer la valeur des biens. La valeur des biens à déclarer est leur valeur vénale au jour du décès.

Pour les biens immobiliers situés en Belgique, il y a deux manières de fixer leur valeur :

• Soit les héritiers font eux-mêmes une estimation sur la base de données récentes (par exemple, le prix de vente des biens semblables situés aux alentours).
• Soit les héritiers font estimer à leurs frais, par des experts, la valeur vénale des biens. Cette méthode est appelée «expertise préalable».

Dans le passif, vous pouvez inclure les dettes et une série de coûts: les faire-part, les funérailles, la pierre tombale,… Les frais liés à la dernière maladie du défunt et ses factures diverses (gaz, électricité, eau, impôts,…) entrent aussi dans le passif. En Flandre, on peut d'office compter un forfait de 1500 € pour les dettes du défunt et de 6000 € pour les frais de funérailles; vous ne devez donc pas présenter de preuve de ces dépenses, mais rien ne vous empêche de déclarer plutôt les dépenses réelles. 

Pour chaque dette que vous déclarez, précisez le nom et l’adresse du créancier, la nature de la dette et, le cas échéant, la date de l’acte. Les héritiers doivent pouvoir démontrer l’existence de la dette, son montant et la part à la charge du défunt. Annexez les preuves et factures à la déclaration de succession.

Comment rentrer la déclaration de succession ?

Pour Bruxelles et la Wallonie, la déclaration doit ensuite être déposée au Bureau de sécurité juridique (anciennement "Bureau d’enregistrement") où le défunt avait son dernier domicile fiscal. S’il a habité dans différentes Régions durant ces cinq dernières années, la déclaration doit être introduite au Bureau de sécurité juridique compétent pour la zone de la région où il a résidé le plus longtemps.

Les droits de succession sont calculés sur la base de la déclaration, suivant un tarif progressif (par tranche) et qui est différent selon le degré de parenté entre le défunt et l’héritier. Ils varient aussi selon la Région du dernier domicile du défunt. Ils doivent être payés, à Bruxelles et en Wallonie, au receveur du Bureau de sécurité juridique où la déclaration été déposée.

Qui doit payer les droits de succession ?

Les héritiers et légataires, chacun pour ce qu’il recueille. Dans quel délai? A Bruxelles et en Wallonie: dans les 2 mois à compter du jour de l’expiration du délai fixé pour le dépôt de la déclaration; en Flandre: deux mois après la réception de l'avertissement-extrait de rôle invitant à payer la "erfbelasting". Au-delà de ce délai, le fisc peut exiger des intérêts (au taux légal) ou infliger une amende.

À noter enfin qui si vous craignez que certains biens du défunt soient dérobés, vous pouvez demander au juge de paix de faire apposer temporairement des scellés, afin d’éviter que des objets disparaissent ou soient utilisés.