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État des lieux: obligatoire pour la location?

29 juillet 2021
état de lieux obligatoire

Vous êtes propriétaire d’un bien mis en location? Vous venez de dénicher votre futur nid douillet et allez devenir locataire? Dans les deux cas, la réalisation de l’état des lieux vous concerne. Trouvez ici tous nos conseils pour éviter les mauvaises surprises!

Partout en Belgique, l’état des lieux est obligatoire. Cependant, nombreux sont ceux qui bâclent cette étape, alors qu’elle est aussi indispensable que le contrat de bail. Dans cet article, trouvez nos conseils pour établir un état des lieux parfait, que ce soit pour la location d’une maison, d’un appartement, d’un kot, mais aussi pour une location meublée ou non meublée. Vous trouverez également pour vous aider des modèles de formulaire type à télécharger!

État des lieux: modèles gratuits

Il n’est pas simple d’établir un état des lieux soi-même. En effet, au même titre que pour la rédaction d’un contrat de bail, il est primordial de respecter certaines règles, sans omettre de points importants. Heureusement, on peut trouver des modèles type de formulaire d’état des lieux en ligne. Certains modèles sont payants, mais il est aussi possible de trouver des exemples vierges gratuits en format Word ou en PDF. Attention toutefois à ces modèles types, tous ne vous fourniront pas une bonne base de travail. Pour être certain d’utiliser un document de qualité, Test Achats met à disposition de ses membres des modèles type gratuits pour l’état des lieux d’entrée et de sortie.

Pour télécharger gratuitement nos formulaires d’état des lieux, rendez-vous aux pages suivantes:

Qu'est-ce qu'un état des lieux?

L’état des lieux est un document établi entre le propriétaire et le locataire qui, comme son nom l’indique, constate l’état précis et détaillé d’un logement donné en location lors de l’entrée et de la sortie du locataire. Il est applicable à toutes les formes de location, qu’il s’agisse d’une maison, d’un appartement, d’un studio, d’un logement meublé ou non meublé. L’état des lieux est obligatoire aux quatre coins de notre pays. En effet, que ce soit en région wallonne, en région flamande et dans la région bruxelloise, personne n’y échappe!

Ce document est d’une importance primordiale car il permet de vérifier que le locataire a bien respecté ses obligations, qu’il a entretenu le logement en "bon père de famille" et qu’il part du logement en le laissant dans un état correct. C’est en comparant en fin de bail les états des lieux d’entrée et de sortie que l’on pourra constater l’état du bien tel que laissé par le locataire au propriétaire. Si le locataire n’a pas rempli ses obligations, le propriétaire pourra décider, sous certaines conditions, de garder une partie ou l’entièreté de la garantie locative versée par le locataire en début de bail.

Vis-à-vis de la loi: l'état des lieux est-il obligatoire? Quelles règles doit-on respecter pour qu’il soit valable juridiquement?  

L’état des lieux fait partie des documents obligatoires lorsqu’il s’agit d’une habitation. Indépendamment de l'obligation légale, cet acte est surtout important pour le propriétaire qui, sans cela, risque d’être le dindon de la farce au terme de la location. Sans état des lieux, le locataire sera en effet supposé avoir reçu le bien loué dans le même état que celui dans lequel il se trouve au terme du contrat de bail. Autrement dit, le propriétaire ne pourra pas tenir le locataire pour responsable des éventuels dommages causés à l’habitation louée. À moins de prouver que ceux-ci sont bel et bien l’œuvre du locataire ; ce qui dans la plupart des cas sera loin d’être évident.

Pour être valable juridiquement, l’état des lieux doit respecter certaines règles:

  • Il doit être établi de façon contradictoire, c’est-à-dire en présence du locataire et du propriétaire (ou de leur représentant, par exemple un expert géomètre ou un agent immobilier).
  • Il doit être établi lorsque le logement est inoccupé ou lors du premier mois d’occupation.
  • L’état des lieux doit être daté et signé par les deux parties (bailleur et locataire)
  • L’état des lieux doit être détaillé et précis.

Comment rédiger un état des lieux?

Pour réaliser un état des lieux, procédez de façon systématique. Commencez par exemple par le grenier ou le dernier étage et terminez par le rez-de-chaussée ou la cave. Commencez au même endroit dans chaque pièce pour ne rien oublier. Décrivez-la en commençant par le plafond, ensuite les murs, les portes et les fenêtres, puis le revêtement de sol. Faites une description de l’état dans lequel se trouve la pièce. Indiquez ce qui manque, ce qui est endommagé, mal entretenu, défectueux, usé ou sale. 

Répertoriez aussi tous les éléments faisant partie de l’équipement des pièces, comme dans la cuisine et la salle de bain. Un schéma de l'habitation peut être utile, surtout pour une grande maison. Numérotez alors chaque pièce sur ce schéma et renvoyez à ces numéros dans l’état des lieux. Pensez aussi aux installations générales: chauffage, électricité, eau et gaz. N'oubliez pas de mentionner tout problème à ce niveau.

Si le gaz, l’électricité et/ou l’eau ne sont pas raccordés au moment de l’état des lieux, précisez clairement que le fonctionnement de certains appareils et robinets n’a, de ce fait, pas pu être vérifié. Que vous soyez propriétaire ou locataire, ne signez jamais si vous n’êtes pas totalement d’accord avec ce qui est décrit! Le locataire a tout intérêt à veiller à ce que tous les dommages existants soient mentionnés dans le document.

Qui fait l'état des lieux?

La plupart du temps, l’état des lieux est établi à l’amiable entre le propriétaire et le locataire. Cette solution est intéressante, car elle ne coûte rien. Toutefois, certaines personnes préfèrent faire appel à un géomètre-expert immobilier qui établira un constat neutre pour éviter tout litige.

Qui doit faire enregistrer l’état des lieux?

L’état des lieux doit être enregistré au même titre que le contrat de bail. C’est au propriétaire de le faire dans les deux mois après la signature du contrat de bail. Il peut envoyer au SPF Finances les exemplaires signés accompagnés d'un formulaire standard (à obtenir au 02 752 57 57) ou il peut procéder à l'enregistrement gratuit en ligne.

Combien coûte un état des lieux? Plus d’infos sur les prix!

Lorsqu’un état des lieux est établi à l’amiable, c’est-à-dire, entre les deux parties (bailleur et locataire), l’état des lieux ne coûte rien. C’est une solution alléchante au vu de tous les coûts relatifs à une location, mais attention: un état des lieux effectué à l’amiable peut être source de problèmes. En effet, le bailleur connaît mieux le logement que le nouveau locataire et pourrait par exemple “omettre” de mentionner certaines dégradations.

En revanche, si le propriétaire n’a pas établi l’état des lieux de manière assez précise et détaillée, c’est à lui que cela pourrait porter préjudice en cas de litige. Soyez donc attentif. Vous pourriez envisager de partager les honoraires d’un expert pour éviter tout malentendu à la fin du bail. Le coût d’un état des lieux d’entrée ou de sortie est toutefois considérable (facilement plusieurs centaines d’euros) le prix variant en fonction de la grandeur du logement. Au propriétaire et à son locataire de déterminer la solution qui leur convient le mieux.

Qui paie l'état des lieux?

Lorsque l’état des lieux n’est pas établi à l’amiable, mais par un expert immobilier, les coûts sont divisés entre les deux parties (bailleur et locataire). Lorsque le propriétaire et le locataire ne parviennent pas à se mettre d’accord, chacun d’eux peut faire appel à un expert et chacun paie les honoraires de son expert immobilier.

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13 Commentaires

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12-09-2021

Bonjour,
J’ai récemment quitté une location meublée. Il n’y a pas eu d’état des lieux d’entrée mais l’agent à demandé d’en établir un à la sortie et ce en ajoutant que certains objets de valeur ont disparu.
Je refuse de signer, invoquant que nous avons pas fait d’état des lieux d’entrée. L’état des lieux de sortie est daté du 31/09/2021 car l’agent m’a proposé à la réception de mon préavis début août, de quitter le 31/08 contre un mois de loyer, j’ai accepté ayant un autre logement à payer.
Il insiste ensuite sur l’état des lieux d’entrée, m’assurant qu’elle nous l’avons fait, je sais très bien que ce n’est pas le cas. Mon papa étant garant, c’est à lui que l’agent envoie quelques jours plus tard le soi-disant état des lieux d’entrée. Une fois le document en ma possession, mes convictions sont des certitudes, jamais vu et jamais signé. Je prends alors mon contrat de bail et compare paraphes et signatures, un calque parfait. On me confirme après analyse par professionnel que le document est un montage utilisant les signatures présentes sur le bail pour établir le faux état des lieux d’entrée.
Dois-je attaquer, dénoncer cet agent auprès de son ordre l’IPI, demander un dédommagement égal au préjudice qu’il comptais m’extorquer?

Je vous remercie d’avance pour votre réponse qui éclaircira la situation difficile dont je suis victime.

Cordialement,

Georges Brasseur

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12-09-2021

Bonjour,
J’ai récemment quitté une location meublée. Il n’y a pas eu d’état des lieux d’entrée mais l’agent à demandé d’en établir un à la sortie et ce en ajoutant que certains objets de valeur ont disparu.
Je refuse de signer, invoquant que nous avons pas fait d’état des lieux d’entrée. L’état des lieux de sortie est daté du 31/09/2021 car l’agent m’a proposé à la réception de mon préavis début août, de quitter le 31/08 contre un mois de loyer, j’ai accepté ayant un autre logement à payer.
Il insiste ensuite sur l’état des lieux d’entrée, m’assurant qu’elle nous l’avons fait, je sais très bien que ce n’est pas le cas. Mon papa étant garant, c’est à lui que l’agent envoie quelques jours plus tard le soi-disant état des lieux d’entrée. Une fois le document en ma possession, mes convictions sont des certitudes, jamais vu et jamais signé. Je prends alors mon contrat de bail et compare paraphes et signatures, un calque parfait. On me confirme après analyse par professionnel que le document est un montage utilisant les signatures présentes sur le bail pour établir le faux état des lieux d’entrée.
Dois-je attaquer, dénoncer cet agent auprès de son ordre l’IPI, demander un dédommagement égal au préjudice qu’il comptais m’extorquer?

Je vous remercie d’avance pour votre réponse qui éclaircira la situation difficile dont je suis victime.

Cordialement,

Georges Brasseur

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07-05-2021

Quand on parle de l'état des lieux, celui-ci n'est pas seulement important que pour le locataire mais ausssi pour le propriétaire donc attention, vérifier bien si vous louez votre bien que celui-ci a été réellement réalisé car même si il est noté dans le contrat qu'il est fait, cela arrive que ça ne soit pas le cas. Moi, je suis passée par une agence de gestion qui n'a pas fait l'état des lieux d'entrée et quand je suis revenue dans mon domicile, j'ai fait faire un état des lieux de sortie car il y avait assez bien de dégâts mais sans état des lieux d'entrée, on ne sait rien faire et l'IPI qui contrôle les bureaux de gestion sont eux-mêmes très laxiste. Donc, attention !!!!

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16-03-2021

Bonjour,

Un état des lieux de sortie signé par un des deux colocataires sortants mais pas par l'autre est-il légal?

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16-03-2021
, a répondu:

PS : Merci d'avance!

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18-03-2021
, a répondu:

Bonjour Bertrand. Un état des lieux doit toujours être signé par toutes les parties,
sinon il ne peut pas être invoqué auprès du cocontractant.^Kelly

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16-03-2021

Bonjour, j'ai signé un état des lieux le 31 Janvier 2021 et je n'ai reçu le décompte que le 16/02/21. Apres avoir demander à plusieurs reprise le décompte.
Ma garantie locative avait été faite de façon a vers l'argent sur le compte de la propriété et elle devait me la rendre a ma sortie. Tout ca bien stipuler sur le bail.
Le problème est que le décompte qu'elle a fait me semble trop élevé., exemple ( passage de karcher pour 200 euros sur une terrasse et petit sentier. MO 3H et Machine) je ne sais pas a qui m'adresser pour savoir si je suis en droit de contester et comment le faire sans que cela me coute encore plus.
merci

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16-03-2021
, a répondu:

Il est difficile de répondre à cette question sans connaître la situation précisément . Nous vous invitons à contacter nos experts juristes au 025423333. ^Kelly

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09-01-2021

Bonjour suite à un état des lieux de sortie effectué par un expert , la liste des constatations 'ont été remise uniquement au propriétaire, le propriétaire fait les travaux et me remet un document de frais exorbitant . Ne me laissant pas le choix de pouvoir contester , ni faire des remarques , ni une contre expertise. Es ce légal ?
J'ajoute que j'étais présente lors de l'état des lieux et que rien n'a été constaté de bien alarmant .Quels sont mes recours ? Merci de me lire

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26-02-2021
, a répondu:

Vous DEVEZ toujours recevoir une copie de l'inventaire, car vous devez signer le document pour approbation. Si vous n'avez pas reçu de copie et qu'en plus vous n'avez rien signé, il est préférable de contacter le propriétaire pour demander une copie. Si vous ne la recevez pas,envoyez une lettre recommandée afin d'obtenir une copie, que pourrez utiliser dans le cadre d'une contestation.^Kelly

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05-01-2021

Bonjour, dans une commune à facilités, dans quelle langue l'état des lieux doit-il être rédigé ? Dans la langue utilisé pour le contrat de bail ?
Merci

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26-02-2021
, a répondu:

Bonjour Pieter. Excusez le délai de réponse. Quelle est la commune dans laquelle les documents doivent être rédigés? ^Kelly

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28-10-2020

Bonjour,
Merci beaucoup pour la proposition. C'est vrai que beaucoup de personnes ignorent le passage par cette étape.
Violette 

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