Madame, Monsieur,
Nous répondons à votre demande concernant le report ou l’annulation de votre séjour réservé avec votre Vivabox à l’Hôtel du Commerce en Allemagne, du 6 au 7 décembre 2025.
Tout d’abord, nous sommes sincèrement désolés d’apprendre que la grossesse de votre compagne se déroule avec des complications, et nous comprenons parfaitement votre souhait de ne pas effectuer un long trajet dans ces circonstances.
En ce qui concerne votre dossier, nous confirmons que les réservations effectuées via notre plateforme de réservation en ligne sont soumises aux conditions de l’hôtel. Une fois que le séjour est confirmé à des dates précises, il ne peut en principe plus être modifié ou annulé gratuitement sans l’accord écrit préalable de l’établissement. Cette information vous a également été communiquée via une fenêtre pop-up au moment de la réservation.
La validité restante de votre box (un an et demi) concerne la période pendant laquelle vous pouvez utiliser le chèque-cadeau pour effectuer une réservation. Cependant, dès que ce chèque a été utilisé pour réserver un séjour, ce sont les conditions de réservation de l’hôtel qui s’appliquent, indépendamment de la durée de validité de la box.
Nous comprenons que votre séjour est prévu seulement en décembre et que, de ce fait, l’hôtel n’a pas encore fourni la prestation. Toutefois, la chambre est déjà bloquée pour vous à ces dates et, de notre côté, la réservation a déjà été facturée et réglée à l’établissement au moment de la confirmation. Cela nous bloque pour annuler unilatéralement le séjour sans l’accord de l’hôtel.
Dans votre situation, une solution reste néanmoins possible si l’Hôtel du Commerce accepte, à titre exceptionnel, de reporter ou d’annuler votre séjour sans frais. Dans le cas dernier, nous pourrons, sur base de leur accord écrit, examiner la possibilité de réactiver votre chèque-cadeau.
Nous vous invitons donc à contacter directement l’hôtel par écrit, en joignant votre certificat médical, et à nous transmettre leur réponse écrite si l’établissement accepte un report ou une annulation. En cas d’annulation, nous traiterons votre dossier en priorité. S’il s’agit d’un report de la date de séjour, celui-ci sera convenu directement entre vous et l’hôtel, sans intervention de notre part.
Restant à votre disposition pour toute information complémentaire.
l’équipe Relation Clients Vivabox Belgique
P.S: Pour toute communication concernant cette demande, merci de répondre à ce message.
Afin de garantir le suivi de votre dossier, veuillez ne pas supprimer la référence en bas de cet email, si vous y répondez.
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